परिवहन दस्तावेजों के रूप में भी जाना जाता है, शिपिंग दस्तावेज कानूनी दस्तावेज हैं जो सामान को एक स्थान से दूसरे स्थान तक ले जाने की प्रक्रिया में उपयोग किए जाते हैं। शिपिंग के लिए दस्तावेज घरेलू सेटिंग्स में माल के कानूनी परिवहन के साथ-साथ सभी प्रकार के अंतर्राष्ट्रीय शिपिंग के लिए आवश्यक हैं। माल के शिपमेंट और वितरण का प्रबंधन करने के लिए आवश्यक सटीक नियम, नियमों और मानकों के आधार पर अलग-अलग होंगे जो शिपमेंट और गंतव्य दोनों के लिए शुरुआती बिंदु पर लागू होते हैं, साथ ही बीच में कोई भी बिंदु जहां सामान पंजीकृत होना चाहिए और निरीक्षण किया जाना चाहिए।
सबसे बुनियादी शिपिंग दस्तावेजों में से एक लदान का बिल है। घरेलू और अंतर्राष्ट्रीय दोनों शिपिंग प्रयासों में उपयोग किया जाता है, यह दस्तावेज़ अक्सर वाहक या वाहक के लिए एजेंट द्वारा जारी किया जाता है। कुछ देशों में, शिपर अग्रिम में लदान का बिल तैयार कर सकता है, जब तक कि दस्तावेज़ राष्ट्रीय शिपिंग नियमों और वाहक के मानकों दोनों के अनुपालन में है। जबकि दस्तावेज़ में निहित विवरण अलग-अलग होंगे, अधिकांश दोनों पक्षों के लिए बुनियादी संपर्क जानकारी प्रदान करते हुए, शिपर और प्राप्तकर्ता की पहचान करेंगे। शिपमेंट में शामिल माल का एक विवरण भी प्रदान किया जाता है, शिपमेंट के भीतर प्रत्येक अच्छे की मात्रा और शिपमेंट के कुल वजन के साथ। कैरियर में आमतौर पर शिपमेंट के पिकअप, प्रत्याशित वितरण तिथि और शिपिंग शुल्क के बारे में जानकारी शामिल होती है, जिसमें ये आरोप भी शामिल हैं कि प्रीपेड हैं या एकत्र।
पैकिंग सूची मूल शिपिंग दस्तावेजों का एक और उदाहरण है जो नियमित रूप से एक शिपमेंट के साथ कागजी कार्रवाई में शामिल हैं। यह दस्तावेज़ अक्सर प्राप्तकर्ता को सत्यापित करने के लिए साधन के रूप में कार्य करता है कि लैडिंग के बिल पर पहचाने गए आइटम वास्तव में प्राप्तकर्ता को दिए गए हैं। कुछ शिपिंग और प्राप्त करने वाले विभागों की नीतियों की आवश्यकता है कि केवल पैकिंग सूची या स्लिप के साथ शिपमेंट को स्वीकार किया जा सकता है।
अंतर्राष्ट्रीय शिपमेंट के साथ, कई अन्य प्रकार के शिपिंग दस्तावेज़ हैं जो आवश्यक होने की संभावना है। उत्पत्ति का एक प्रमाण पत्र स्थापित करता है कि शिपमेंट कहाँ से उत्पन्न हुआ और शिपमेंट के लिए सामान तैयार करने के लिए कौन जिम्मेदार था। एक इंश्योरेंस सर्टिफिकेट शिपमेंट एन मार्ग की रक्षा के लिए अधिग्रहीत कवरेज को प्रभावी ढंग से शिपर और प्राप्तकर्ता दोनों के हितों की रक्षा करता है। सीमा शुल्क दस्तावेज आवश्यक हैं कि माल को मूल देश छोड़ने और उस राष्ट्र में प्राप्त किया जाए जहां प्राप्तकर्ता रहता है। यदि शिपमेंट को रास्ते में कई देशों से गुजरना चाहिए, तो सीमा शुल्क दस्तावेजों को प्रत्येक बंदरगाह या रास्ते में रोक बिंदु द्वारा लगाए गए मानकों को पूरा करना होगा।
शिपिंग प्रक्रिया में शामिल सभी पक्षों की सुरक्षा के लिए शिपिंग दस्तावेज़ महत्वपूर्ण हैं। लागू होने वाले शिपिंग नियमों का अनुपालन करके, यह सुनिश्चित करना संभव है कि आदेश सही हैं, समय पर वितरित किए जाते हैं, ऐसे तरीके से पैक किए जाते हैं जो शिपिंग मानकों को ध्यान में रखते हैं, और यह कि शिपिंग प्रक्रिया के लिए चार्ज की गई दरें स्वयं संगत हैं shipper और वाहक के बीच मौजूद कोई भी अनुबंध। जब कानून द्वारा आवश्यक किसी भी शिपिंग दस्तावेज़ को ठीक से तैयार नहीं किया जाता है, तो एक वास्तविक मौका होता है कि शिपमेंट तब तक सही हो जाएगा जब तक कि त्रुटियों को ठीक नहीं किया जाता है या प्रतिस्थापन दस्तावेज तैयार किए जाते हैं और उस स्थान पर भेज दिया जाता है जहां शिपमेंट अस्थायी रूप से संग्रहीत होता है।
